A INTERAÇÃO DO CLIENTE/USUÁRIO EM PROJETOS
Recentemente o Project Management Institute – PMI, divulgou sua pesquisa anual, sobre como as empresas estão em relação à utilização das técnicas de gerenciamento de projetos em seus negócios. Os números mostrados na pesquisa, demonstram que as organizações estão mais atentas à geração de valor que o gerenciamento de projetos pode trazer para as operações. Isto é endossado quando fica evidente que uma em cada três organizações, afirmam atingir os benefícios pelos quais o projeto foi idealizado. Além disso, há um percentual maior de executivos que estão engajados com os projetos e com as boas práticas de gestão (62 % dos pesquisados segundo os dados divulgados). Mas uma pergunta fica no ar: onde entra o cliente nesta história? Sua participação no projeto aumenta as chances de êxito? Vamos responder estas perguntas no decorrer deste artigo!
É comum dizer que o cliente, geralmente não sabe o que quer como resultado, certo? Já ouvimos muito esta expressão, que é colocada em vários contextos, como por exemplo, no varejo. Em projetos não é diferente, geralmente o cliente e/ou usuário da solução que será entregue pelo projeto, tem muitas ideias, requisitos ou preferências pessoais, que quer que o projeto contemple, contudo, ele (o cliente ou usuário final), não consegue sozinho, em geral, priorizar o que de fato tem importância. Por outro lado, ele sabe exatamente o que não quer que seja entregue, mas esta visão, será evidenciada quando o resultado for entregue, mas aí e tarde não é mesmo! Então como evitar este tipo de situação em seus projetos? Veja algumas dicas abaixo:
1) Tenha uma rotina de planejamento de seus projetos, onde o gerente de projetos ou a equipe que está idealizando o projeto, possa interagir com o cliente e com o patrocinador do projeto. O objetivo desta interação é extrair com qualidade os requisitos técnicos do projeto, assim, o escopo será moldado de acordo com o que deve ser executado.
2) Durante a execução, monitore para verificar se não há desvios do planejamento. Lembre-se, identificar e solucionar questões deste tipo, ajudam a garantir o sucesso do projeto. Mudanças sempre ocorrerão, isto é um fato, porém, se um bom planejamento foi feito, você que gerencia projetos, terá condições de avaliar as mudanças e medir seus impactos, tratando-as com mais foco e não prejudicando os resultados e benefícios futuros do projeto.
3) Sempre mantenha uma rotina de acompanhamento do projeto. Deixar os relatórios apenas para quando há cobrança, não é o mais assertivo. O ideal é manter uma agenda semanal de acompanhamento e atualizações do projeto para todos os envolvidos. E nunca, jamais esqueça de manter o histórico de documentos e informações do projeto atualizados, afinal, essas informações sempre tem destino certo.
Espero ter ajudado com estas pequenas dicas, mas que podem fazer toda a diferença em seus projetos. Até a próxima!
OSMAR SANTINI
Formado em Administração de Empresas pela Faculdade União das Américas - UNIAMÉRICA e MBA em Gerenciamento de Projetos pelo Centro Universitário Cataratas. Fui assessor de planejamento e gestão no Centro Internacional de Energias Renováveis (CIBiogás-ER), onde era responsável pela gestão da carteira de projetos da empresa. Atuei como analista de projetos do PMO da Fundação Parque Tecnológico Itaipu. Possuo certificação SFC (Scrum Fundamentals Certified), que atesta conhecimento sobre fundamentos no framwork de gestão de projetos SCRUM. Também fui membro e voluntário do Project Management Institute – PMI, Capítulo Paraná. Professor do MBA de gerenciamento de projetos do SENAI de Cascavel-PR.
